ДЭВИД АЛЛЕН, основатель и руководитель компании David Allen Company.

Вы всегда можете контролировать участие в своем собственном мире. Например, ваше внимание занимают примерно 50 тысяч мыслей в день. И у вас есть свобода выбрать – о чем именно подумать и как. Это вы можете контролировать.

Но и отвлечь вас может что угодно. То есть, все, к чему вы должным образом не причастны. Все, что отвлекает и привлекает ваше внимание. Если вы подумали о проблеме дважды, значит, вы должным образом к ней не причастны и не участвуете в ее осознании. Если вы дважды подумали, что надо купить корм коту, значит, вы не должным образом проявляете внимание к вашему коту. Если на какую-то мысль отводится слишком много внимания, – это сигнал: вам нужно принять решение относительно этой проблемы, потому что оно еще не принято. Или вы не «поместили» результаты принятого решения в надежное место. Это своего рода обратное отношение между тем, что у вас в памяти, и тем, что вы фиксируете на бумаге.

Наиболее эффективные и продуктивные люди – те, у которых практически ничего нет в памяти, кроме того, на что они решили обратить внимание. Но их голова не пуста. Просто они четко знают, что поместить в голову для обдумывания.

Для обработки большей части информации нужно ответить всего на два вопроса. Первый: какой результат я должен получить, к чему я хочу прийти относительно этого дела? Второй: какой следующий физический шаг необходимо предпринять, чтобы продвинуться

к цели? Это емкие вопросы, но на них необходимо ответить. И неважно, являетесь ли вы генеральным директором большой компании или рок-музыкантом. Правило работает для всех.

На самом деле, тайм-менеджмент – это управление своими действиями. Если у вас проблемы с тем, что вы не можете управлять своим вниманием и своими действиями, тогда, конечно, все остальное, например, пространство – физическое и психологическое – тоже будет неподконтрольно.

При организации вашей рабочей среды вы будете применять те же принципы, что и дома. Начнете с какого-то первичного пространства, а другие места станут своего рода сателлитами – вспомогательными пространствами. Если на практике вы хорошо владеете методологией, то будете продуктивными где угодно и в какое угодно время. Будет различаться только количество ресурсов, которыми  вы пользуетесь. Но везде надо иметь «папку “Входящие”». В нее нужно помещать записанные мысли обо всем. Собирайте, запоминайте, фиксируйте потенциально значимые вещи везде и в любое время.

Следующая ступень – когда вы зафиксировали мысль, нужно решить, что с ней делать. Если она осуществима, то ставите напоминание. Списки напоминаний должны быть в конкретном месте, куда вы будете регулярно заглядывать. Здесь помогают цифровые технологии: программы и приложения для ПК и гаджетов, которые существенно разгружают сознание. Вам же нужно позаботиться и найти одно место, где можно сесть, сконцентрироваться и проконтролировать свои дела.

Я сам пришел к теме управления временем, потому что мне просто нравится свобода. Я очень ленивый. И ценю пустое, свободное пространство. Мне бы хотелось думать только о том, чего я хочу, и достигать тех результатов, которые мне нужны.

Последние 30 лет я занимался исследованием того, как упорядочивать и делать должным образом свои дела с минимальной затратой ресурсов. Я потратил тысячи часов на изучение этих вопросов в лаборатории и офисе и при этом сотрудничал с выдающимися людьми из области науки и бизнеса. Скажу сразу, выполнение простых методик и принципов позволяет людям делать гораздо больше, при этом испытывая гораздо меньше стресса. Методика заключается в следующем: выгрузите из головы все, что потенциально значимо, затем, через какое-то время или сразу же, решите, что с этим делать. Если это осуществимо или что-то значит, поместите результаты своего обдумывания в соответствующие категории. Просматривайте и анализируйте эти категории регулярно и постоянно. Таким образом, вы сможете отследить свои задачи на различных уровнях и примете верное, надежное интуитивное решение о том, что делать – в момент за моментом, в минуту за минутой. То, что я описал, должно стать привычкой.

Мы не родились со знанием, как применять эти принципы. Мы не появились из чрева матери с вопросом: «Мама, что мы будем делать, как мы будем этого достигать, каков следующий шаг?». Этим моделям поведения необходимо учиться. Но когда правильные вопросы встроены в корпоративную культуру, они меняют всю культуру. Если мы начинаем какое-либо мероприятие, проект или встречу, не задавая себе вопросы, чего мы хотим достичь и к какому времени; если каждая следующая дискуссия не начинается с вопроса, какие шаги мы предпримем для достижения целей, то эти проекты и встречи не принесут результатов.

Остановимся подробно на папке «Входящие». Папка «Входящие» – это общее название технологии. Заведите себе блокнот или электронную записную книжку, в которую сможете регулярно выгружать информацию из головы, записывать туда самые полезные мысли. Мои самые гениальные идеи начинались как самые безумные идеи, зафиксированные в записной книжке.

Но только фиксировать – этого мало. Далее постоянно заглядывайте в эти «Входящие». Каждые 24 или 48 часов очищайте папку с помощью вопросов: «Как я буду это делать?», «Какие результаты мне нужны?» и «Каков мой следующий шаг?». Затем помещайте действия в определенные списки:

по темам, срокам, важности и т.п. И в голове постоянно будет чистый ум. Это не значит, что не останется сложных вопросов. Это значит, что вы научитесь действовать, находясь на водительском сиденье, а не на пассажирском. У вас нет проблем – у вас есть проекты. И это часть тайм-менеджмента.

Если, пока вы читали, вы думали о чем-либо другом, кроме написанного, это хорошо. Именно этим должен заниматься ваш ум. Но если вы отвлекались в своих мыслях надолго и потеряли смысл чтения, значит, у вас есть непринятое решение. И оно постоянно привлекает ваши мысли. Дело в том, что существует своего рода обратная связь между тем, что у вас в голове, и тем, что еще следует сделать. Поэтому наиболее продуктивные люди – это люди с пустой головой. Вы можете это прочувствовать, когда вспомните момент, когда для вас время «исчезало». Например, уже обед, а вы думаете: я же только что пришел на работу. Спортсмены называют это состояние «зоной». Когда вы в зоне, нет никакого различия между вашими рабочими задачами и личными. Потеря чувства времени происходит с людьми в определенный момент, в выдающийся. И это единственный способ выживания в нашем постоянно меняющемся мире, где переизбыток информации. Обработать весь поток информации можно с помощью переключения в определенное состояние сознания – в «зону». Вы когда-нибудь видели, как боец, представляющий разные виды боевого искусства, борется с четырьмя противниками?

Но он не борется с четырьмя противниками. Это не решение множества задач одновременно. Это очень быстрое переключение внимания между ними. То же самое произойдет, когда вы найдете места для хранения и обработки каждой из частей поступающей информации.

Но помните важную деталь: упорядоченность в выполнении вещей не означает, что надо все задачи выполнить. Это значит, что вы должным образом принимаете участие в изменении собственного мира. И таким образом ваша производительность, ваши показатели увеличиваются.

 

Наверное, сейчас вы думаете: «Постоянный контроль и распределение ресурсов – это хорошо. Но где же место личной жизни, спонтанности?». Как и вы сейчас, я тоже так думал и удивился, что происходит иначе. Если кто-то приходит и говорит: «Дэвид, ну что, пойдем, выпьем пива?», тогда я 30 секунд просматриваю свой список и говорю: «Да, это то, что мне сейчас нужно!». То есть на личную жизнь время есть. И даже если вы не выполнили чего-то важного, вы не будете испытывать стресс по этому поводу, поскольку вы об этом знаете и знаете, что с этим делать.