Главный российский специалист по управлению временем Глеб Архангельский рассказал Chief Time о том, почему важно планировать даже отдых, что нужно знать о тайм-менеджменте руководителю и чем важна стартовая радость.
Не хватает времени, вечный дедлайн и срывы по срокам – таких ситуаций в эффективной компании быть не должно, уверен Архангельский. И ему можно верить, потому что все, кто обращается к его методике, неожиданно обнаруживают огромные резервы времени.
Какими личными ресурсами человек действительно может управлять?
Если говорить о бизнесе, то управление не только своим временем, но и временем подчиненных – это ключевая задача для любого руководителя. Любая ошибка подчиненного, когда он забыл задачу, потерял задачу, не справился с поручением вовремя, влияет критическим образом на весь процесс, компания может потерять миллионы. Тайм-менеджмент – это в первую очередь технология: можно правильно спланировать день, можно неправильно, можно эффективно поставить цель, можно неэффективно. Человек может быть очень ответственным, но абсолютно неэффективным из-за того, что просто не знает технологию. Если человек будет знать тайм-менеджмент-технологию, то ему станет доступно управление любыми ситуациями, связанными со временем, будь то проведение совещаний, организация личной жизни или настройка секретариата.
Что мешает управлению ресурсами?
В тайм-менеджменте есть такое понятие, как «поглотители времени». На работе нас постоянно отвлекают – то начальник спешит поделиться свежими мыслями, то коллега просит совета, то секретарь переключает какой-то посторонний звонок, то сами мы неожиданно заходим в соцсети и «зависаем» там на полчаса, а то и больше. Если сложить вместе минуты, потраченные на эти типичные «поглотители» времени, и прибавить к ним «внутренние» отвлекающие моменты «попить кофе», «поболтать с коллегой», «позвонить домой», то окажется, что вместе они занимают если не половину рабочего времени, то уж четверть точно. Самый действенный метод борьбы с «поглотителями времени» – это хронометраж. Он позволяет провести аудит рабочего дня и выявить, где у вас перебор, а где – недобор. Попробуйте вооружиться небольшим блокнотом и каждые полчаса записывать, чем вы занимались, с точностью до 5 минут. Обещаю, что результаты вас удивят.
Какие ошибки чаще всего совершает руководитель, занимаясь организацией времени?
Когда говорят об организации времени, обычно подразумевают в первую очередь планирование. Но до того как пытаться что-то планировать, нужно суметь не потеряться в большом объеме информации. Для этого необходимо создать обзор – полную картину всех целей, задач, сроков, важных обстоятельств и т.п. Часто люди испытывают стресс и ощущение неуправляемости времени только из-за того, что не имеют ясного обзора всего, что предстоит сделать. Причем иногда в этом бывают виноваты слишком сложные системы планирования, затрудняющие обзор. Если с какими-то задачами вам сложно работать в Outlook, попробуйте оформить их в Excel или в любом ином удобном и понятном для вас ресурсе.
Какие принципы тайм-менеджмента должен знать руководитель?
Руководитель должен знать корпоративные правила планирования времени, включая контроль поручений и настройку секретариата, а также принципы целеполагания и мотивации, основы планирования с помощью ежедневника и работу с Outlook (рекомендуется). Что касается повседневной текучки, которая обрушивается на руководителя каждый день, то здесь очень важен принцип чередования видов деятельности. Если два часа что-то писал, то затем следует уделить пару часов, к примеру, переговорам, потом на два часа куда-то съездить по делам, потом опять что-то написать. Примерно так. То есть чередовать: или в офисе с людьми, или за компьютером, или разговариваю, или выступаю, или что-то еще. Второе правило: обязательно отдыхать. У нас, кстати, люди совершенно не умеют этого делать.
Как вы пришли к теме управления временем?
Это произошло, когда я начинал свою взрослую трудовую карьеру в банке, у меня не было Дела. Были интересы, были желания, но большого своего выстраданного и полезного обществу Дела – не было. Однажды я пришел к председателю правления прощаться: так, мол, и так, чувствую, не мое это, не знаю, как дальше быть, мотивации никакой. Банкир сказал: «Хорошо, давайте забудем про этот проект, расскажите, что вообще вам по жизни интересно?». Я ответил: «Да вот, например, система учета и анализа времени». Председатель правления – человек весьма эмоциональный: «Времени?!! Что ж вы молчали??? Я отчетность подписываю через полчаса после крайнего срока отправки! Рабочий день у всех по двенадцать часов и больше! Забудьте про тот проект, давайте исследовать рабочее время!..». Для меня это был момент истины: то, что было всего лишь личным инструментом, хобби, – неожиданно оказалось полезной и востребованной технологией, недостаточно представленной на российском рынке. До этого в России профессионально тайм-менеджментом никто не занимался, такой дисциплины просто не существовало, поэтому мне было очень интересно освоить эту нишу.
Давайте раскроем основные принципы управления временем.
Я написал не одну книгу на эту тему, и каждая из них затрагивает тот или иной аспект управления временем. Если говорить кратко, то для начала важно понять, что проблема нехватки времени не разрешится сама собой. Этим вопросом нужно заниматься, при чем основательно: читать книги, ходитьна тренинги, общаться с людьми, преуспевшими в этом деле, и т.д. Конечно, есть люди, которые, проходя управленческий путь, интуитивно пришли к тем или иным способам организации своего времени. Но даже им будет полезно освоить азы тайм-менеджмента. Всегда есть резерв, поэтому наш основной девиз – «все может быть усовершенствовано».
Одно из важных правил в тайм-менеджменте – нужно все записывать. Все, что хранится только в голове, – ненадежно. Как говорят военные, «самая острая память тупее самого тупого карандаша». Обязательно записывать свои цели, как близкие, так и далекие, составлять план на день, вести ежедневник, желательно также вести хронометраж – отслеживать, сколько времени в день тратится на те или иные задачи.
Какое программное обеспечение или электронные инструменты помогают современному руководителю в тайм-менеджменте?
Начнем со Skype. C помощью «Скайпа» можно не только проводить личные беседы, но и организовывать совещания с несколькими участниками, показывать свой рабочий стол, проводить утренние планерки (на это, кстати, решаются немногие руководители, а зря). Можно также синхронизировать контакты из «Скайпа» с контактами Outlook и звонить со «Скайпа» на телефоны,указанные в контакте Outlook. Очень много полезных функций. Бывают ситуации, когда позвонить по «Скайпу» не удается. В таких случаях мы абсолютно спокойно можем провести планерку с помощью громкой связи по телефону. Еще один незаменимый помощник – планировщик MS Outlook.
Есть какие-то особенности управления временем для частной и профессиональной жизни?
Учитывая, что у меня даже есть книга «Время на отдых», безусловно, наше личное время является очень значимым ресурсом, которому следует уделять внимание. Хотя принципы и техники одни и те же. Кроме того, мне кажется довольно странным делить время на «мое» и «не мое». Жизнь в конечном итоге у нас одна.
Какой должна быть культура обращения с личными ресурсами в семье?
Учить тайм-менеджменту нужно так же, как плаванию и чтению: чем раньше, тем лучше. Если не с детского сада, то, как минимум, – со среднего или раннего школьного возраста. Для студентов и старших школьников ничего специально изобретать не надо. Они, как правило, с большим интересом воспринимают именно «взрослые» технологии: «у меня все как у настоящих менеджеров».
Для младшего школьного возраста необходимо внести больше элементов игры, разноцветности, азарта.
Начинать рекомендую со следующих технологий:
• Самомотивация («слоны», «лягушки», «пряники» и т.д.) – промедление и откладывание важных задач в детском тайм-менеджменте обычно является ключевой проблемой.
• Обзорная таблица ежедневных дел – как сказал один менеджер: «Теперь мой сын не забывает, что кроме “погулять” и “посмотреть телевизор” существуют еще “сделать уроки” и “вынести мусор”, и встречает меня вечером так: “Папа, ура, я сегодня все успел!”».
• Планирование хороших оценок – с помощью обзорных таблиц.
Приведите, пожалуйста, историю из практики, как топ-менеджер или бизнесмен научился управлять своим временем.
Приведу пример того, как один из моих первых клиентов, на тот момент начальник управления в IT-холдинге «Диасофт», научился управлять временем с помощью хронометража. В своем отзыве клиент написал: «До знакомства с Глебом Архангельским я считал, что являюсь для окружающих людей вообще и для своих подчиненных в частности эталоном рациональности и эффективности – два высших образования, успешная карьера, профессиональный рост, спорт, иностранные языки. Я был уверен, что знаю, как организовать личное время, что могу этому научить других. Все окружающие знали, что с аргументом “у меня не хватает на это времени” ко мне лучше не подходить. Однако, изучив рекомендованную Архангельским литературу, я решил все-таки провести эксперимент и по его же совету начал хронометраж личных затрат времени.
Первое: были обнаружены значительные резервы личного времени. Если бы до начала хронометража мне сказали, что у меня есть такой запас времени, который я могу использовать по своему усмотрению, я бы воспринял это как неудачную шутку, но на самом деле это оказалось реальностью. Около двух с половиной часов рабочего времени ежедневно тратилось на “обработку внешних прерываний” и возврат к выполнявшейся ранее работе.
Второе (и наиболее важное): я начал остро ощущать неэффективность всех происходящих вокруг процессов. Появилось так называемое “чувство времени”, быстро переросшее в “чувство эффективности”, немного зудящее ощущение неидеальности организации работы вокруг. Результатом явилось создание в компании вокруг себя “зоны эффективности”, то есть такого жизненного пространства, попав в которое, окружающие могут комфортно себя чувствовать только в том случае, если они эффективно расходуют свое и чужое время.
В результате – время выполнения стандартных операций по отделу тестирования, к примеру, удалось сократить на 40%. Это позволило выполнять тестирование новой версии системы за шесть рабочих дней вместо двух недель ранее. Хотелось бы подчеркнуть, что это было достигнуто исключительно оптимизацией стандартных процессов силами самого подразделения».
Дайте, пожалуйста, прикладной совет – какойто понятный интересный прием, которым может пользоваться каждый, кто планирует свое время.
В тайм-менеджменте есть понятие «промежуточная радость», когда за определенный выполненный объем работы назначаешь себе какое-то приятное поощрение.
Обнаружил, что у меня хорошо работает сходный способ, но для начала работы – я назвал его «стартовая радость». Во время работы дома, за городом и т.п., когда офисное пространство и запланированные встречи не регулируют график, бывает сложно заставить себя взяться за работу. Помогает «стартовая радость» – заранее заготовить что-то вкусное и представить, как сядешь за рабочий стол с чашкой хорошо заваренного чая и это вкусненькое на старте работы съешь. Очень
хорошо мотивирует.
Из практики Глеба Архангельского
3 ОШИБКИ В УПРАВЛЕНИИ ВРЕМЕНЕМ:
• Укладываться в сроки нетрудно – достаточно перестать себя зомбировать, убеждая в собственной якобы неорганизованности. И начать планировать, грамотно и вдумчиво.
• Ошибочно тратить свое время на цели, которые не являются по-настоящему нашими. Для того чтобы управлять своей жизнью «проактивно», чтобы найти «родные» цели, нужно сначала отсеять всю шелуху и навязанные извне штампы.
• Самая грубая и распространенная ошибка – отказываться от отдыха. Отдых, как и работу, нужно планировать заранее. Перед отпуском проговорите с подчиненными ваши правила, договоренности на время вашего отпуска, чтобы минимизировать возможные звонки / письма с работы.
3 ПРИЕМА ИЛИ ИНСТРУМЕНТА (В ТОМ ЧИСЛЕ ТЕХНИЧЕСКИХ, ЭЛЕКТРОННЫХ), КОТОРЫЕ ПОМОГАЮТ В ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТЕ:
• iPad: быстрая проверка почты, Twitter, календарь, довольно активно работаю с Evernote, Интернет, книги.
• Планировщик MS Outlook – идеальное техническое воплощение для обзора всех элементов нашей работы и жизни. Outlook ведь и означает «обзор». С его помощью можно создать полную картину дел и придать им детальность, красоту, тщательность, проработанность, в принципе недостижимые в бумажном ежедневнике. • Skype: для проведения онлайн-встреч с клиентами
и подчиненными.
3 СОВЕТА ПО УПРАВЛЕНИЮ ВРЕМЕНЕМ:
• Планируя день, определяйте бюджет времени – минимум 15–30 минут – на контроль поручений.
• Вовремя реагировать на приходящие сообщения электронной почты – жизненно важно. Но это совершенно не означает, что необходимо проверять почту ежеминутно. Скорее наоборот: необходимо установить для себя достаточно жесткую дисциплину работы с ней, иначе она «съест» большую часть рабочего дня.
• Перегруженный, плохо организованный «понедельник день тяжелый» может убить всю рабочую неделю.